Privacy statement

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De Hervormde Vrouwenbond, Beatrixstraat 20a, Nijkerk, bondsbureau@solconmail.nl, is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de VOOR ELKAAR Vakantieweken verwerkt van iedereen die gegevens bij ons achterlaat, zoals de vrijwilligers en gasten van de VOOR ELKAAR vakantieweken.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot u als individu. Denk maar aan uw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres.

4. Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van iedereen die zijn of haar gegevens aan ons heeft doorgegeven. Dat zijn onze commissieleden, vrijwilligers vakantieweken en gasten vakantieweken. We krijgen de gegevens rechtstreeks van u, wanneer u uw persoonlijke gegevens invult.

5. Welke gegevens verwerken wij van u, waarvoorgebruiken wij die en hoelang worden deze bewaard?

De VOOR ELKAAR vakantieweken gebruikt gegevens van vrijwilligers en gasten om aan gasten de nieuwe vakantiegids en de benodigde documenten voor de vakantieweken toe te sturen. Hiervoor verzamelen wij uw naam, adres, e-mailadres, betaalgegevens en telefoonnummer.

Voor de VOOR ELKAAR vakantieweken zijn ook gegevens zoals: geslacht, medische gegevens en medicijngebruik, kerkelijke achtergrond nodig om de juiste zorg en begeleiding te kunnen gegeven. De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die u met ons hebt gesloten.

Wij bewaren de gegevens zolang een gast bij onze vakantieweken betrokken is. Wanneer een gast vijf jaar niet is mee geweest worden de gegevens vernietigd. De gegevens worden slechts gedeeld met hen die betrokken zijn bij betreffende gast. Gegevens worden niet per mail gedeeld met derden.

De gegevens van vrijwilligers worden 2 jaar bewaard en daarna vernietigd.

6. Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Vooraf:
De VOOR ELKAAR Vakantieweken gebruikt de gegevens alleen voor eigen activiteiten zoals hieronder beschreven. Op geen enkele manier worden uw persoonlijke gegevens met derden gedeeld.

  • Commissieleden VOOR ELKAAR vakantieweken
  • Andere instanties
    Wij schakelen ook andere externe dienstverleners in om te helpen met verschillende dingen. Soms hebben zij daar ook persoonsgegevens voor nodig. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert. We verkopen uw gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen. En met alle externe dienstverleners sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen.Het type werkzaamheden dat onze externe dienstverleners voor ons uitvoeren zijn:
    – administratieve werkzaamheden t.b.v. het verzenden van documenten
    – het ondersteunen bij het leveren van onze digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van onze websites en applicaties
    – het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten en incassobureaus.

7. Waar slaan wij uw gegevens op?

Uw gegevens bewaren wij in het administratieprogramma Snelstart (versie 12), ook gebruiken wij mail, Excel, Google drive, We Transfer en Dropbox.

8. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

  • De VOOR ELKAAR Vakantieweken heeft uw gegevens in Stichting Hervormd Bondsbureau, Beatrixstraat 20a, 3862 DB Nijkerk.
  • Gegevens worden alleen verstrekt aan personen die ze nodig hebben voor de directe hulpverlening/zorg. Na de week wordt alles ingeleverd bij de contactpersoon van de commissie.

9. Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw gegevens?

  • Recht op informatie
    U hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u in dat verband kan uitoefenen. In dit privacybeleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van u verzamelen en hoe wij met uw gegevens omgaan.
  • Recht op inzage
    U hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over u beschikbaar hebben. U kunt dat aanvragen via bondsbureau@solconmail.nl. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.
  • Recht op correctie
    U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Dit kunt u doen via bondsbureau@solconmail.nl.
  • Recht om bezwaar te maken
    U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.
  • Recht om vergeten te worden
    U hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van u hebben te verwijderen. Dit verzoek kan ingediend worden via bondsbureau@solconmail.nl.
  • Recht om een klacht in te dienen
    U hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan. Wanneer u een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met u op. Neem daarvoor contact op met het bondsbureau@solconmail.nl. Tot slot heeft u het recht om zich met uw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Vragen?

Als u nog vragen hebt over de wijze waarop de VOOR ELKAAR Vakantieweken met persoonsgegevens omgaat, neem dan gerust contact op met bondsbureau@solconmail.nl. We helpen u graag.